Recortar Gastos: Donde Y Como?

Hay que recortar gastos¡¡¡”. Es una expresión fácil de decir, principalmente si viene de un asesor externo, consultor o ejecutivo de bancos, cuando se refiere a cómo mejorar la operación en una empresa o cliente respecto a sus gastos.

Para la reducción de gastos existen muchas técnicas con nombres sofisticados, entre ellos: downzising o  rightzising.  Lo importante no es el nombre si no que la reducción y optimización de gastos debe verse como un tema estratégico y enfocarse en rubros claves, sobre los cuales tengamos control y principalmente que al reducirlos “no afectemos el negocio”.

Reducción de gastos implica “apretar el cinturón”, en todas las áreas. Todo gasto debe justificarse y preferiblemente realizar aquellos que: inciden en el negocio positivamente, preferiblemente sean fáciles de relacionar con crecimiento en ventas o incremento en productividad, son estrictamente necesarios.

Una empresa no debe esperar una crisis para iniciar un programa de “eficientización” en los gastos. El control de gastos debe ser una tarea permanente de parte del Gerente / Contralor. Existen rubros mas importantes sobre los cuales debemos poner atención e implementar un plan para reducir los gastos: Costo de producción o costo de producir servicios, Gastos Generales, Planillas; Mantenimientos y  Gastos Extraordinarios.

Que método seguir? Es difícil indicar uno adhoc a cada empresa, pero los mas comunes son:

1. Análisis de Tendencia: Revisar comparativamente los gastos versus meses o períodos anteriores y poner atención sobre aquellos que experimentan variaciones importantes, tanto en incremento como en disminución.

2. Justificación: Hacer el ejercicio de presupuesto base cero con los gastos y solicitar a cada área y departamento que “justifique” cada gasto a realizar y que explique o detalle sobre los gastos ya ocurridos. Pregunte ¿es necesario este gasto? Se puede reducir? Se puede posponer?

3. Presupuesto: En estos tiempos de crisis, es importante establecer el presupuesto de gastos e irlo monitoreando mes a mes, evaluando sus desviaciones. El hecho de contar con un presupuesto no obliga a gastar, si podemos evitar o posponer los gastos hay que motivar a hacerlo.

Adicionalmente:

Seguimiento: Para controlar los gastos es importante el seguimiento el cual consiste en monitorear los rubros claves en forma semanal o mensual. Analizar las desviaciones y tomar las medidas correspondientes.

Concientizar: Reducir o recortar gastos es difícil, pero hay que concientizar a las gerencias y también al resto del personal que es necesario realizarlo.

No tener miedo: a recortar los gastos, son medidas duras pero hay que tomarlas antes que las consecuencias sean irrecuperables.

Premiar: Hay que motivar a los empleados que expongan iniciativas de ahorro y reducción de gastos, de tal forma que aquellos que aporten ideas que lleven a reducir gastos sean premiados.

Conclusión

Reducir gastos no se una tarea fácil pero tampoco es imposible, requiere análisis rápido pero exhaustivo, decisiones estratégicas porque la reducción no debe dañar el negocio. Si va a implementar un plan de reducción de gastos, reúna el personal clave, concientice que es necesario y ejecute las reducciones o restricciones.