“Administrando eficientemente la cartera de Cuentas por Cobrar”

Ya pasaron los tiempos en que nos podíamos dar el lujo de vender solamente de Contado. Para
crecer, ganar participación de mercado, alcanzar mejores niveles de ventas y acceder a otros
clientes debemos dar crédito.
Antes de introducirnos en el tema de Administración de Cuentas por Cobrar, debemos hacer
mención del requisito importante para la administración eficiente de cuentas por cobrar: Haber
otorgado un BUEN CREDITO.
Este artículo no es sobre administración de crédito, sin embargo resumimos lo mínimo que
esperaríamos encontrar al revisar los expedientes (que deben existir) de cada cliente en nuestra
cartera y sobre los que vamos a gestionar el cobro: Perfil del cliente con todos sus datos
(contacto, dirección, teléfonos. e-mails), documentación del crédito (contrato, orden de compra,
copia de facturas – envíos), garantía (mínimo pagaré o letras de cambio), información financiera
(si es un crédito grande y que amerita esta información), confirmación de referencias y situación
crediticia del cliente, monto de crédito otorgado y plazo; finalmente asegurarnos que dicha
información esté ACTUALIZADA.
Pasado este pequeño examen, revisemos los pasos para administrar eficientemente una cartera de
clientes – cuentas por cobrar; tomando en cuenta estos conceptos básicos:
Administrar: Manejo eficiente de los recursos, en este caso es un activo de la empresa,
representado por deudas de sus clientes producto de ventas al crédito. Definir las políticas de
pago, plazo, montos de crédito y cargos de intereses moratorios. Implica también cumplimiento
del Código de Comercio y Ley de Protección al Consumidor.
Sistema informático: Sistema que permite la administración y gestión de las cuentas por cobrar,
emitir reportes, actualizar datos, ingresar cobros y cargos, generar estadísticas y es también
herramienta de control.
Personal: Si su cartera ya creció, es tiempo de tener una persona a cargo, con sus respectivos
gestores de cobro. No deje este activo relegado a segundo plano, aquí se encuentra invertida su
Capital ¡¡
Proceso de Cobro:
- Pre-mora: En esta etapa hacemos un recordatorio amable al cliente sobre el próximo
vencimiento.
- Mora 30 días: En esta etapa el cliente ya tiene 30 días pasados del plazo otorgado, se
requieren llamadas, carta de cobro.
- Mora 60 días: El cliente está ya en problemas, llamadas, e-mails, gestión con persona
superior, cartas de cobro y preferiblemente una visita del vendedor o un gestor de cobros.
Evaluación de los casos con gerencia de créditos y gerencia de ventas.
- Mora 90: El cliente ya es problema, visitas, gestión pre-judicial, aviso que será trasladado
a cobro jurídico, evaluación de los casos con la gerencia respectiva. Siempre debe haber
una opción a re-financiar o negociar abonos, para no perder el cliente.
- Mora mas de 90: Pasar a cobro judicial, sea con abogado propio o con un despacho
contratado para tal fin. Muchas veces dudamos en pasar los casos, pero el cliente puede
deberle a otros y por tanto no podemos esperar.
Puntos clave:
Análisis estadístico: El sistema informático debe proveernos información estadística, indicando:
número de clientes, cantidades en mora, últimas fechas de pago, fechas de gestión, condiciones
actuales, fechas de actualización y cantidades de clientes que se mueven entre los niveles de
mora.
Indicador de período de cobranza: este es un indicador financiero, su fórmula conocida es:
Saldo CxC / Ventas Netas Anuales * 360. Nos indica el número promedio de días que toma
recuperar una cuenta.
Reservas sobre incobrables: Debemos generar la reserva contable correspondiente, con una
política definida por la Alta Administración (buscando no generar falsas expectativas sobre
clientes que puedan ser irrecuperables). Las cuentas que en su momento se liquiden contra
reserva, deben llevarse a cuentas extraordinarias y mantener su gestión. Ejemplo de reservas
(para comercio): 60 días- 10%, 90 días – 25%, 90-120 – 50% y mas de 120 días – 100% de
reserva. Si usamos el tradicional 3% de reserva, podemos llevarnos fuertes sorpresas al final de
un ejercicio.
Actualización de información: Todo registro de clientes debe mantenerse actualizado. Utilizar
cruce de información, campañas y promociones para actualizar datos y actualizar
telefónicamente. Esta es la base para futuras gestiones de cobro.

Las cuentas por cobrar tienen un impacto directo en el Flujo de Efectivo, por tanto ya no deben verse como una actividad mas en la empresa, sino que deben ser Gestionadas y Administradas. Debemos contar con personal capacitado y mantener los controles adecuados. En las CxC está su efectivo.