“El Presupuesto como herramienta de Gestión”

“No me puedo explicar como un pequeño timón es capaz de manejar un barco tan enorme” – decía Lynda una pasajera en uno de los cruceros que viajaba por el Mar Caribe. Mientras junto a otros viajeros hacían un tour por uno de los más lujosos y grandes cruceros. No era para menos, un gran barco necesita no solo un plan de viaje sino una guía un timón, manejado por un experto capitán, que le permita cumplir con el itinerario y llegar a sus metas sin inconvenientes.

Los presupuestos han sido y seguirán siendo la mejor herramienta de planeación para cualquier empresa u organización, es contar con la “guía de vuelo” en la organización y tener las bases que indican hacia donde vamos. Deben constituirse en la referencia obligada para todos los gerentes marcando el rumbo del negocio para el período establecido.

Definición

En internet encontré esta definición que me parece sumamente acertada “Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia”

El presupuesto debe ser integrador: Trabajan todas las áreas, es un trabajo de equipo y al realizarlo así, se logra un compromiso y objetivos comunes.

Debe ser coordinador: Es la guía para todas las áreas, y el marco de referencia para cada gerente. “marca la cancha”, como bien decía un catedrático, permite definir las responsabilidades de cada ejecutivo involucrado.

El presupuesto lleva consigo las metas de la organización, a pesar de se estrictamente financiero y numérico, establece la dirección hacia donde nos dirigimos.

Cual es el proceso ideal?

Base histórica, base cero, porcentaje sobre año anterior, análisis cliente por cliente, y otros. El proceso debe ser adhoc a la organización, lo importante es que sea un proceso compartido, que el mismo encierre la estrategia empresarial. Use base histórica, porque es su principal referencia, luego con cada vendedor y gerente analice rubro por rubro. Ideal es proyectar cliente por cliente, producto por producto o línea de servicio por línea. Esto implica una labor minuciosa, que cada responsable debe trabajar. Asi se logra mas compromiso.

Cuando elaborarlo?

No es posible estar elaborando o revisando presupuestos en Enero o Febrero, la experiencia indica que Septiembre – Octubre son buenos meses para trabajarlo y Noviembre es el mes ideal para ya contar con un presupuesto aprobado. Así cuenta usted con tiempo suficiente para informarlo. (Siempre y cuando el cierre fiscal sea Diciembre de cada año, caso contrario se debe contar con un presupuesto aprobado como mínimo un mes antes de iniciar el nuevo ejercicio, o idealmente dos meses.

Quienes participan?

Todas las áreas que impactan en el negocio tienen que participar, por supuesto las áreas de Ventas, Finanzas y Producción están involucradas principalmente. Al analizar los rubros se dará cuenta que Recursos Humanos debe participar por los temas de contrataciones, despidos o cambios en el personal. Administración por temas de mantenimientos, seguros, reparaciones y otros. Si cuenta con área legal, también debe aportar sobre los gastos relacionados. El Director General o Presidente, debe involucrar a todos.

Como darle seguimiento?

Cuando manejamos un vehículo, cada cuanto tiempo miramos el marcador de combustible? El presupuesto es su marcador empresarial, debe revisarse y compararse en forma mensual, para conocer cuáles son sus principales desviaciones y tomar las medidas correctivas en tiempo. Ideal monitorear mensualmente, período acumulado, trimestres, semestres. Siempre comparando con año anterior. Esto nos dará una herramienta de control y seguimiento (que utilizando Excel es ahora más fácil de llevar).

Se pueden o no revisar? Se debe?

Se deben revisar¡¡ El presupuesto original o aprobado es la guía y referencia principal, pero las condiciones del mercado pueden cambiar (similar a lo que ocurrió con los presupuestos 2009); debe estar atento y flexible ante posibles cambios. Usted puede establecer reuniones de evaluación presupuestaria a finales de cada trimestre principalmente en Marzo, Julio y Septiembre, según su calendario fiscal.

Las herramientas de Excel para un mejor manejo.

No queremos dejar de mencionar esta importante herramienta porque con ella usted puede ahora contar con:

• Escenarios: Establecer el pesimista, optimista y más probable
• Sensibilizar: Puede definir variables claves de su presupuesto y manejar hojas electrónicas en las cuales puede tomar distintos valores y evaluar el “Y si” o “what if”, en sus presupuestos.
• Seguimiento: El manejo electrónico le permite crear copias, llevar escenario base y manejar las variaciones en forma práctica, inclusive en forma gráfica.

Una empresa sin presupuesto es como un motorista que sube a su automóvil (tanque lleno, perfectas condiciones), lo arranca pero no sabe a dónde dirigirse. Cuando le indicamos la meta y le indicamos como llegar a ese destino, ya tiene la dirección y es su responsabilidad usar el mejor camino, ahorrar combustible, optimizar el tiempo y todos los recursos. Esa es la labor y objetivo de un buen presupuesto.